Algemene voorwaarden

OptiCost BV
BE 0556.968.060
Lage Kaart 146, 2930 Brasschaat

1. Voorwerp

De Opdrachtgever, d.i. de klant vermeldt in de offerte, wenst beroep te doen op de diensten van OptiCost BV, welke deze opdracht aanvaardt, als externe coach voor het verlenen van advies omtrent optimalisaties van indirecte kosten. Dit houdt in dat de Opdrachtgever aan OptiCost BV alle gegevens geeft, die OptiCost BV nodig acht om die prestatie optimaal te kunnen uitvoeren. OptiCost BV verbindt zich er toe deze prestatie naar best vermogen en volgens de regels van de kunst uit te voeren. Opdat OptiCost BV zijn opdracht naar behoren zou kunnen uitvoeren, geeft de Opdrachtgever de toestemming om een rechtstreeks contact te onderhouden met de account managers / leveranciers van de Opdrachtgever.

2. Opdrachtdetails

De nauwkeurige beschrijving van de opdracht is opgenomen in de offerte. Samen met deze Algemene Voorwaarden vormt ze de overeenkomst tussen partijen. In geval van conflict tussen bepalingen geldt volgende voorrangsregeling: 1/ Offerte 2/ Algemene voorwaarden. Revisies of wijzigingen zullen pas van kracht worden wanneer ze in een door partijen (digitaal of in persoon) ondertekend document zijn vastgelegd. Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat OptiCost BV gebonden is door een middelenverbintenis, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen in de Offerte. OptiCost BV verstrekt de diensten binnen de grenzen van de door de Opdrachtgever verstrekte informatie. Daarbij heeft OptiCost BV het recht te vertrouwen op de volledige juistheid van de door de Opdrachtgever verstrekte informatie.
OptiCost BV kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de onjuiste uitvoering van de diensten indien dergelijke onjuiste uitvoering veroorzaakt werd door een onjuiste, onvolledige of laattijdige verstrekking van informatie door de Opdrachtgever.

3. Ondertekening

In het geval de offerte en de geheimhoudingovereenkomst (NDA) digitaal meegedeeld en ondertekend worden onder de vorm van een e-mail, een e-mail via Adobe Sign, of een e-mail via een CRM-pakket, zullen de erin opgenomen handtekeningen een geldige en bindende overeenkomst creëren in hoofde van de ondertekenaars (of in wiens naam en voor wiens rekening de handtekening werd geplaatst) met dezelfde waarde, kracht en effect alsof ze origineel was.

4. Rechtsverhouding

Partijen komen overeen en erkennen uitdrukkelijk dat OptiCost BV deze Overeenkomst uitvoert in alle vrijheid en onafhankelijkheid. Noch tussen OptiCost BV en de Opdrachtgever, noch tussen de Opdrachtgever en de Uitvoerders, zoals vermeld onder 5., waarop OptiCost BV beroep doet, bestaat er een hiërarchische verhouding.

5. Uitvoerders

De in de offerte opgesomde diensten en activiteiten zullen worden uitgevoerd door de bestuurder van OptiCost BV of de door hem aangeduide medewerkers, waaronder wordt verstaan personeelsleden van OptiCost BV, zelfstandige medewerkers, onderaannemers, consultants en enige andere natuurlijke persoon of rechtspersoon die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij het verlenen van de diensten en het uitvoeren van de activiteiten.

6. Vergoedingen

De diensten zullen worden verstrekt tegen de in de offerte vastgestelde prijzen. Alle prijzen worden uitgedrukt in Euro en zijn exclusief BTW. De vergoedingen zijn verschillend al naargelang de aard van de opdracht. De vergoeding is volgens het no cure no pay-principe, wat betekent dat de Opdrachtgever enkel en alleen een vergoeding verschuldigd is voor de geleverde prestaties door OptiCost BV als deze laatste een optimalisatie kan aantonen. De Opdrachtgever verplicht zich er toe om een kopie van de nieuwe overeenkomst (ongeacht in welke vorm deze zijn) binnen een periode van 10 weken na ondertekening van deze overeenkomst aan te bieden aan OptiCost BV. Wanneer de Opdrachtgever beslist om de voorgestelde optimalisatie om welke reden dan ook, niet effectief door te voeren, is de commissie, zoals vermeld in de offerte, nog steeds verschuldigd aan OptiCost BV. Na bespreking en voorlegging van het rapport is de tegen de in de offerte vastgestelde commissie onmiddellijk factureerbaar aan de Opdrachtgever. De Opdrachtgever erkent uitdrukkelijk dat de tarieven van OptiCost BV jaarlijks kunnen worden aangepast om de stijgende werkingskosten te dekken, aangezien dit een geldige reden is voor haar prijswijziging. De prijswijziging om die reden kan geen aanleiding geven om de overeenkomst tussen partijen te beëindigen. Offertes zijn gerelateerd aan één opdracht tot optimalisatie, voor één juridische entiteit. Voor elke nieuwe aanvraag wordt een nieuwe offerte opgesteld. Elk toegekend tarief of korting is éénmalig en schept geen rechten naar de toekomst.

7. Facturatie

De facturen van OptiCost BV zijn betaalbaar op de hoofdzetel van OptiCost BV binnen de 7 kalenderdagen na factuurdatum, netto en zonder disconto, tenzij andersluidende schriftelijke overeenkomst. Bij betaling anders dan door cash of overschrijving, worden de kosten van inning ten laste gelegd van de Opdrachtgever. Bij gebreke aan tijdige betaling van de factuur wordt het gefactureerd bedrag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling vermeerderd met een intrestvoet conform de Wet Bestrijding Betalingsachterstand Handelstransacties. Bovendien zal in dat geval van rechtswege en ten titel van forfaitair overeengekomen schadevergoeding, een vergoeding verschuldigd zijn van 15% op de verschuldigde sommen.. De laattijdige betaling van één factuur maakt alle andere nog niet vervallen facturen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling onmiddellijk opeisbaar, onafgezien van de bij voorbaat toegestane betalingsvoorwaarden en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling. Wisselbrieven brengen hierin geen enkele verandering en scheppen geen schuldvernieuwing. Elke factuur van OptiCost BV is door de Opdrachtgever definitief aanvaard indien deze niet binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst wordt betwist per aangetekende brief, waarbij omstandig de redenen van betwisting worden uiteengezet. Het indienen van een protest ontheft de Opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichtingen. De kosten verbonden aan het invorderen van de facturen zijn ten laste van de Opdrachtgever. Indien, naar het oordeel van OptiCost BV, de kredietwaardigheid van de Opdrachtgever daartoe aanleiding geeft, mag OptiCost BV – ook na het sluiten van de overeenkomst – van de Opdrachtgever verlangen dat deze een door OptiCost BV gevraagde zekerheid stelt voor de betaling van de nog te leveren diensten en mag OptiCost BV de uitvoering hiervan opschorten totdat de zekerheid werd gesteld.

8. Duur en beëindiging

De opdracht wordt aangevat na ontvangst van de ondertekende offerte. Voor de doorlooptijd wordt een raming doorgegeven aan de Opdrachtgever zodra OptiCost BV over alle informatie beschikt die nodig is om met het dossier te kunnen starten en om een volledig beeld te krijgen van het dossier. Alle geleverde prestaties en gedane kosten worden gefactureerd vanaf die datum. De overeenkomst kan enkel kosteloos beëindigd worden voor zover OptiCost BV nog geen prestaties heeft verricht in het dossier. De beëindiging dient per aangetekend schrijven aan de andere Partij te worden aangezegd. Bij beëindiging van een dossier waarin reeds prestaties zijn geleverd, zoals het verzamelen van informatie en het analyseren van de indirecte kosten, heeft OptiCost BV het recht een dossierkost van 2.000 Euro (exclusief BTW) te factureren. Bij beëindiging van de overeenkomst blijven alle adviezen, documenten, bijlagen uitgewerkt door OptiCost BV haar eigendom. Indien de Opdrachtgever de Overeenkomst vroegtijdig beëindigt, verbindt hij er zich toe om tijdens een periode van 3 jaar na beëindiging (om welke reden ook) geen gebruik te maken van de adviezen, documenten en bijlagen van OptiCost BV om – met aanpassing of zonder aanpassing van de inhoud – alsnog optimalisaties bij leveranciers te bekomen. Elke schending van deze afspraak geeft aanleiding tot betaling door de Opdrachtgever van een forfaitaire schadevergoeding ten belope van 7.500 euro, dit om het misbruik van vertrouwen en verlies van inkomsten te vergoeden, ongeacht het recht van OptiCost BV om een hoger bedrag aan schadevergoeding te vorderen ingeval zij een hoger bedrag aan schade heeft geleden. De overeenkomst neemt automatisch een einde door het overlijden, het kennelijk onvermogen, een WCO, de vereffening of het faillissement van de Opdrachtgever. Bij kennelijk onvermogen, WCO, vereffening of faillissement eindigt de overeenkomst van rechtswege op het ogenblik dat de betalingen aan OptiCost BV gestaakt worden.

9. Confidentialiteitsclausule (NDA-clausule)

Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan: alle informatie van welke vorm dan ook (mondeling, schriftelijk, grafisch, elektronisch, ..) die in het kader van deze overeenkomst tussen de partijen wordt uitgewisseld. In dit kader erkent OptiCost BV dat alle formules en/of (bedrijfs-)methodes en processen aangewend door de Opdrachtgever, een strikt vertrouwelijk en geheim karakter hebben. Op verzoek van de Opdrachtgever wordt een NDA opgesteld en ondertekend door beide partijen. Wordt niet beschouwd als vertrouwelijke informatie:

  • De informatie die op wettelijke wijze is bekomen bij een derde partij die door geen enkele vertrouwelijkheidsverplichting
    of geheimhouding gebonden is;
  • de informatie die een partij reeds kende vooraleer ze aan haar werd overgemaakt in het kader van deze overeenkomst;
  • de informatie die een partij zelf heeft ontwikkeld zonder schending van deze overeenkomst;
  • de informatie die in het openbaar domein is gevallen zonder de tussenkomst of de fout van de partij die ze heeft ontvangen;
  • de informatie die door een gerechtelijke of administratieve beslissing publiek moet worden gemaakt.

10. Verwerking van persoonsgegevens

Elke partij dient, te allen tijde, haar respectieve verplichtingen krachtens de toepasselijke regelgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens na te leven in verband met alle persoonsgegevens die krachtens deze overeenkomst zouden worden verwerkt. De Opdrachtgever verbindt zich ertoe Opticost BV en de Uitvoerder geen toegang te verlenen tot persoonsgegevens in het kader van deze overeenkomst, behoudens wanneer de uitvoering van de overeenkomst onmogelijk zou zijn zonder dergelijke toegang. De opdrachtgever verbindt zich er in een dergelijk geval toe enkel toegang te verlenen tot de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Partijen zullen in dergelijk geval, op eerste verzoek, een verwerkersovereenkomst afsluiten.

11. Aansprakelijkheid

OptiCost BV geeft geen garantie m.b.t. het detecteren van optimalisaties, noch over het uiteindelijk bedrag dat bespaard kan worden. OptiCost BV draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor contracten die mogelijk afgesloten worden met andere leveranciers naar aanleiding van de kostenoptimalisaties.

12. Overmacht

In geval van overmacht wordt de nakoming van OptiCost BV van de uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van deze overmacht, zonder dat partijen over en weer tot enige schadevergoeding ter zake zijn gehouden. Van een geval van overmacht zal onmiddellijk schriftelijk aan de andere partij mededeling worden gedaan. Voorbeelden van overmacht zijn o.m. oorlog, oproer, pandemie, rellen, ontploffingen, stakingen of sociale conflicten, gebreken in de apparatuur, defecten in de telecommunicatie en IT-apparatuur.

13. Toepasselijk recht en geschillen

Deze overeenkomst valt onder de toepassing en dient geïnterpreteerd te worden in overeenstemming met de Belgische wetgeving. Alle geschillen uit hoofde van of in verband met deze overeenkomst of andere overeenkomsten die daaruit mochten voortvloeien en die de partijen niet in der minne konden regelen, hetzij juridisch, hetzij feitelijk, geen uitgezonderd, vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de Rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen.

14. Nietigheid

De nietigheid of ongeldigheid van één of meerdere bepalingen van deze overeenkomst, of een gedeelte van een bepaling, brengt op generlei wijze de geldigheid of afdwingbaarheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst in het gedrang. De partijen zullen alles in het werk stellen om, in onderlinge overeenstemming, de nietige of ongeldige bepaling(en) te vervangen door een geldige bepaling met dezelfde of grotendeels dezelfde draagwijdte/economische impact als de nietige of ongeldige bepaling.

15. Wijzigingen

OptiCost BV behoudt zich het recht voor om hun algemene voorwaarden aan te passen. Wijzigingen zullen steeds voorafgaand aan de inwerkingtreding ervan op deze website worden gepubliceerd. Het verdient aanbeveling om onze algemene voorwaarden geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Vragen

Als je meer informatie wilt ontvangen of vragen hebt over de algemene voorwaarden van OptiCost BV, kan je ons hier contacteren.